ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าภาษาอังกฤษเป็นส่วนสำคัญของเกณฑ์การสมัครงานในองค์กรส่วนใหญ่ เนื่องจากธุรกิจในปัจจุบันนั้นมีการติดต่อประสานงานไปทั่วโลก ทักษะการใช้ภาษาอังกฤษจึงเป็นสิ่งที่พนักงานต้องมีอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งด่านแรกของการคัดเลือกพนักงานเข้าทำงานที่เป็นที่นิยมคือการคัดเลือกจากประวัติการทำงานผู้สมัคร (resume) และจดหมายสมัครงาน (cover letter) ที่แสดงเนื้อหาเกี่ยวกับทักษะที่สอดคล้องกับงาน และความมุ่งมั่นตั้งใจในตำแหน่งดังกล่าวของผู้สมัคร และแน่นอนว่า หลายๆองค์กร ทั้งที่มีชื่อเสียง หรือองค์กรก่อตั้งใหม่ ต่างมองหา Resume และ cover letter ที่เป็นภาษาอังกฤษทั้งสิ้น
ในวันนี้ ทาง InterBoosters จึงขอนำเสนอข้อมูลว่าด้วย สิ่งที่ควรเลี่ยง คำศัพท์และไวยากรณ์ที่ใช้ในเอกสาร Resume และ Cover letter เพื่อให้ผู้อ่านทุกท่านลองเอาไปเขียนของตนเองเพื่อนำไปสมัครงาน หรือนำไปตรวจทานปรับปรุงฉบับที่ได้ทำไว้แล้วให้ถูกต้องและดีกว่าเดิม อีกทั้งยังสามารถใช้เป็นเทคนิคที่สามารถช่วยในการฝึกเขียนแบบเป็นทางการ เพื่อเตรียมสอบ IELTS, SAT อีกด้วย
สิ่งไม่เหมาะสมต่างๆ ที่ควรเลี่ยงในการเขียน Resume , Cover letter
สิ่งแรกที่ต้องตระหนักคือ เอกสาร Resume, Cover letter ต้องนำเสนอตัวตนของผู้สมัครอย่างเป็นมืออาชีพให้มากที่สุด ต้องเป็นการเขียนที่ใช้ภาษาอย่างเป็นทางการ โดยให้หลีกเลี่ยงสิ่งไม่เหมาะสมต่างๆดังต่อไปนี้
ไม่ใช้คำย่อ เช่น I’m, I can’t, I don’t , I’ll
ไม่ใช้คำแสลง เช่น Cool!, screw up , killed my project.
ไม่ใช้ Very, totally, really เช่น การกล่าวว่า You’re really hardworking. You’re totally right for this position. Adverb เหล่านี้จะทำให้ resume, cover letter ไม่เป็นมืออาชีพ
ไม่ใช้สำนวน เช่น “a piece of cake”(เป็นสิ่งที่ง่ายมาก) ex. “My old job was a piece of cake” งานเก่าของฉันเป็นอะไรที่ง่ายมาก “flying color” (ทำได้ดี) “I passed my test with flying colors” คุณสามารถผ่านการทดสอบเป็นไปด้วยดี การใช้สำนวนนั้นช่วยให้บทสนทนานั้นลื่นไหลอย่างเป็นธรรมชาติ แต่ไม่เหมาะกับการนำมาเขียนในงานเขียนอย่างเป็นทางการ
หลีกเลี่ยงการใช้ “want” การแสดงความต้องการเข้าทำงานในเอกสาร Resume, Cover letter เป็นเรื่องที่ดี แต่ควรใช้คำที่แสดงออกซึ่งความสุภาพมากกว่านั้นมาแทน เช่น “I would appreciate…”, “I would like to…”
คำศัพท์ที่ควรใช้ ใน Resume, cover letter
เพื่อความเป็นมืออาชีพ,ฉลาดเฉลียวมีไหวพริบ และมีความมั่นใจ ควรพิจารณาใช้คำต่อไปนี้
1. เลือกใช้คำที่มีพลังในการสื่อสาร เริ่มต้นด้วยการดูจากโฆษณารับสมัครงาน ประกาศรับสมัครงานส่วนใหญ่มักจะเลือกสรรคำที่มีพลัง ดึงดูดให้คนมาสมัครงาน ดังนั้น ผู้สมัครจึงสามารถอ้างอิงคำเหล่านั้นมาใช้กับ resume หรือ cover letter ของตนได้เช่นกัน
พิจารณาจากตัวอย่างสองประโยคนี้
“I made my company better” , “I improved my company” พิจารณาจากตัวอย่างสองประโยคนี้ “I made my company better” , “I improved my company”
เมื่อพิจารณาแล้วจะพบว่า ประโยคที่สอง การใช้ improved (พัฒนาให้ดีขึ้น) ทำให้การสื่อสารความหมายนั้นทรงพลัง น่าดึงดูดกว่าคำว่า made (ทำ) อีกทั้งยังมีความหมายที่แสดงถึงความสามารถของคนๆหนึ่งที่ไม่ใช่แค่ทำให้บริษัทนั้นดีขึ้นอย่างไร แต่ยังสอดแทรกความหมายของการพัฒนา การทุ่มเทความสามารถในงาน ส่งผลให้บริษัทดีขึ้น
2. I feel”, “I believe” I believe I’m the best person for this job”, “I feel my skill are good match for this company”
อย่างไรก็ตาม ‘feel’ , ‘believe’ เป็นคำไม่แสดงถึงความมั่นใจของผู้สมัครเลย ควรใช้คำกริยาต่อไปนี้แทน เช่น“I am confident that I am the best person for this position” , “I am certain that I can help your company prosper”
3. ห้ามใช้คำศัพท์ซ้ำกันมากเกินไป ควรใช้คำที่มีความหมายเหมือนกันแต่เขียนต่างกันมาใช้ ซึ่งสามารถอ้างอิงจาก Thesaurus ได้
4. มีความเข้าใจผิดๆที่ว่าต้องใช้คำศัพท์ที่ดูยาก และเขียนยาวๆเพื่อให้ Resume, cover letter ดูมีความฉลาดเฉลียวแฝงอยู่ อย่างไรก็ตาม หากการใช้คำศัพท์แบบไม่รู้จักความหมายที่แท้จริง หรือใช้ผิดบริบท ก็สามารถทำให้การสื่อสารไม่เป็นไปอย่างที่คาดหวังได้
ไวยากรณ์ ที่ควรใช้ ใน Resume, cover letter
ใช้ Active voice หลีกเลี่ยง passive voice
Cover letter มักใช้การเขียนเป็นแบบประโยคที่ใจความจบครบในหนึ่งประโยค แต่การเขียน Resume จะเน้นเขียนใจความสำคัญเป็น bullet point. เช่น ใน Cover letter ผู้สมัครได้กล่าวถึงรางวัลที่ตนเองได้รับในปี 2013 “In 2013, I won the Gold Service Award” แต่ถ้าหากเป็น Resume ลักษณะการเขียนถึงผลงานที่เคยทำมาจะต่างออกไป โดยจะเขียนเป็น bullet point เริ่มต้นประโยคด้วยคำกริยา เช่น
- answered inquiries from customers. โดยไม่จำเป็นต้องขึ้นต้นด้วยประธานของประโยคแต่อย่างใด
3. ไม่ควรใช้โครงสร้างของประโยคแบบเดิมซ้ำไปซ้ำมา ใน Cover letter และ Resume เพราะจะทำให้ไม่น่าสนใจ เช่น เล่าเรื่องประโยคด้วยรูปกาลที่หลากหลาย , ขึ้นต้นประโยคด้วยคำประเภทอื่นๆ เช่น Gerunds ไม่จำเป็นต้องขึ้นด้วยสรรพนามที่แทนประธานของประโยคเสมอไป
4. คำกริยาใน Resume , Cover letter ที่แสดงถึงผลงานที่ได้ทำ เป็นรูปกาลอดีต (Past tense) นอกจากนี้ ยังสามารถใช้รูปกาลปัจจุบัน (Present tense ) กล่าวถึงผลงาน/งานที่กำลังทำในปัจจุบัน เช่น หากปัจจุบันกำลังทำงานเป็นเจ้าหน้าที่บริการลูกค้า งานหลักที่ทำในปัจจุบันคือตอบคำถาม/ข้อสงสัยให้กับลูกค้า ก็สามารถเขียนใน Resume โดยใช้ Present tense ได้ เช่น
- answer inquiries from customers
การเลือกใช้ tense จึงจำเป็นต้องให้สอดคล้องกับเวลาการเกิดขึ้นของเรื่องราวดังกล่าวด้วยนั่นเอง
หลังจากเขียนเสร็จแล้ว ขั้นตอนถัดไป คืออะไร
ให้ตรวจสอบสิ่งเหล่านี้ เป็นประการสุดท้าย
- การสะกดคำ, ความเหมาะสมของคำศัพท์,ไวยากรณ์,รูปแบบการเขียน, การจัดหน้า ฯลฯ ของทั้ง Resume และ Cover letter การส่งไปแบบผิดๆ ขาดการตรวจสอบ ก็อาจจะทำให้พลาดโอกาสในการได้งานดังกล่าวไปเลยก็เป็นได้
- ให้คนอื่นช่วยตรวจตราให้อีกรอบหนึ่ง โดยผู้ที่ตรวจตราอีกรอบนั้น ควรเป็นผู้ที่มีความรู้ภาษาอังกฤษระดับหนึ่ง ที่จะสามารถเห็นข้อผิดพลาดที่เราอาจจะมองข้ามไป
หวังว่าวันนี้ ท่านผู้อ่านน่าจะได้เทคนิคดีๆเพื่อไปปรับปรุง Resume, Cover letter ของตนเอง เพื่อเตรียมสมัครงานกับองค์กรในฝัน รวมถึงได้เทคนิคที่สามารถช่วยในการฝึกเขียนแบบเป็นทางการ เพื่อเตรียมสอบ IELTS, SAT อีกด้วย
ที่มา Get a new job: Vocabulary & grammar for your RESUME & COVER LETTER
https://www.youtube.com/watch?v=EotlntZQP-4&t=28s
เผยแพร่เมื่อ 28 พ.ย. 2018
